Heiko Hiller

Zum Kalender wechseln

Nachdem Sie Outlook gestartet haben, stehen Sie gewöhnlich mit dem Cursor im Posteingang Ihres Standardpostfachs. Weil das so ist, wechseln Sie also zunächst in den Bereich von Outlook, der sich mit Terminen beschäftigt, nämlich dem Kalender.

Da der Kalender, im Grunde, wie ein Ordner in Outlook behandelt wird, können Sie an dieser Stelle den Dialog zum Ordner wechseln verwenden. Um diesen Schritt durchzuführen, drücken Sie STRG + Y und es öffnet sich der Dialog zum Ordnerwechsel. Einmal geöffnet bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten durch die Einträge in der Strukturansicht bis Sie den Kalender gefunden haben. Etwas schneller geht es, wenn Sie einfach den Buchstaben K so oft drücken, bis Ihnen JAWS Kalender ansagt. Um den Kalender tatsächlich aufzurufen, folgt noch ein Druck auf die Eingabetaste, anschließend befinden Sie sich in Ihrem Kalender auf dem aktuellen Tag.

Wenn Sie öfter mit Ihren Terminen interagieren möchten, können Sie auch noch etwas schneller in den Kalender wechseln. Stehen Sie im Posteingang drücken Sie nur die Tastenkombination STRG + 2, um direkt in den Kalender zu wechseln.

Nachdem Sie Ihre Arbeit mit dem Kalender erledigt haben, möchten Sie möglicherweise wieder in Ihren E-Mails stöbern. Um also zurück in Ihr Postfach zu wechseln, drücken Sie die Tastenkombination STRG + 1. Möchten Sie gezielt in Ihren Posteingang zurückwechseln und nicht zu dem möglicherweise vorher geöffneten Ordner, gibt es auch hier einen Weg, verwenden Sie die Tastenkombination STRG + Umschalt + I. Outlook wechselt zu den E-Mails zurück und ruft direkt den Posteingang auf.

Outlook kennt verschiedene Darstellungen für das Kalenderblatt. Wenn Sie meiner Empfehlung folgen möchten, so stellen Sie die Monatsansicht ein. Ihre Darstellung ist meiner Meinung nach die bequemste, um effizient mit Outlook arbeiten zu können. Die Wochenansicht ist sicherlich auch noch eine gangbare Darstellung. Der Unterschied zwischen den beiden Darstellungen ist im Grunde nur die Menge der am Bildschirm angezeigten Tage. Es ist einfacher von Termin zu Termin zu springen, wenn mehr Tage angezeigt werden. Die Monatsansicht sieht wie ein typisches Kalenderblatt eines Wandkalenders aus, die Wochen untereinander und die Tage nebeneinander. In der Wochenansicht stehen dann logischerweise nur die Tage nebeneinander.

Sofern Ihr Outlook die Darstellung nicht standardmäßig auf Monat eingestellt hat, können Sie dieses nachholen. Drücken Sie dazu einfach die Tastenkombination STRG + ALT + 4. Um die Ansicht auf Woche zu stellen, verwenden Sie STRG + Alt + 3.

Die eigenen Termine betrachten

Nachdem Sie die Wahl Ihrer Kalenderdarstellung getroffen haben, möchte ich im Folgenden auf die Monatsansicht eingehen. Sie haben den aktuellen Tag im Fokus, nachdem Sie wie beschrieben in den Kalender gewechselt sind und bewegen sich von Tag zu Tag mit den Pfeiltasten links oder rechts. Bei jedem Tageswechsel sagt Ihnen JAWS Informationen zu dem aktuell ausgewählten Tag an, darunter das Datum und ob es an dem Tag Termine gibt.

Gibt es an dem ausgewählten Tag einen oder mehrere Termine, so können Sie mit der TAB-Taste auf den ersten Termin an diesem Tag springen. Mit einem erneuten Druck auf die TAB-Taste entweder zum nächsten Termin am selben Tag oder zum nächsten Termin, der in der Monatsansicht angezeigt wird. Das bedeute Sie können bequem mit der TAB-Taste von Termin zu springen oder eben Rückwärts mit Umschalt + TAB. Möchten Sie zu einem folgenden Termin wechseln, der gerade nicht im Bildschirm angezeigt wird können Sie entweder mit den Pfeiltasten den angezeigten Bereich ändern oder Sie verwenden alternativ die Tastenkombination „STRG + ,“ für einen vorherigen Termin oder „STRG + .“ für einen folgenden Termin, Outlook verschiebt dadurch, wenn der letzte am Bildschirm sichtbare Termin erreicht ist, die Ansicht auf den Bereich in dem sich wieder ein Termin befindet. Die beiden zuletzt genannten Tastenkombinationen können Sie auch ganz generell verwenden, um sich zwischen Ihren Terminen zu bewegen.

In der Monatsansicht können Sie aber auch einfach in die kommende oder vorherige Woche schauen. Drücken Sie die Pfeiltaste nach oben wechselt Outlook eine Zeile nach oben auf den gleichen Tag in der vorherigen Woche. Drücken Sie die Pfeiltaste nach unten auf den gleichen Tag in der folgenden Woche.

Manchmal möchten Sie vielleicht an einem bestimmten Tag nachsehen, ob dort bereits Termine vorhanden sind. Dazu können Sie gezielt zu diesem Tag wechseln. Hierfür drücken Sie die Tastenkombination Strg + G. Es öffnet sich ein Dialog mit einem Eingabefeld. In dieses Eingabefeld tragen Sie einfach das Datum ein, zu dem Sie wechseln möchten. Das Datum muss in der Form tt.mm.jj eingetragen werden. Haben Sie das Datum eingetragen drücken Sie die Eingabetaste und Outlook wechselt zu dem von Ihnen ausgewählten Tag.

In einigen Outlookversionen können Sie mit der Tastenkombination STRG + H oder ALT + E wieder zum aktuellen Tag zurückwechseln. Wie eingangs bereits gesagt, beziehe ich mich in dieser Beschreibung auf ein aktuelles Office 365. Da ich nicht alle Outlook Versionen für Tests zur Verfügung habe, und Microsoft in der Hilfe keine durchgängig funktionierende Tastenkombination zur Verfügung stellt, gehen Sie einfach im Menü auf die Suche nach dem entsprechenden Schalter.

Im späteren Verlauf gehe ich noch mal auf das Bearbeiten von bestehenden Terminen ein. Wenn Sie einen Termin bearbeiten können Sie auch alle Details des Termins ansehen, die Ihnen beim Betrachten in der Kalenderansicht möglicherweise verborgen bleiben, wie zum Beispiel die Einträge in den Notizen.

Hilfsfunktionen von JAWS

JAWS bietet für viele Officeanwendungen Hilfsfunktionen an. Die vermeintlich wichtigsten Tastenkombinationen zur Nutzung von Outlook finden Sie in einer Liste, wenn Sie die Tastenkombination JAWS + W verwenden, in dem virtuellen Textfenster zeigt JAWS nun eine Textliste, in der Sie sich mit den Pfeiltasten wie in einem Dokument bewegen können.

JAWS stellt Ihnen einige starke Hilfsmittel zur Verwendung mit Outlook zur Verfügung, eine Übersicht erhalten Sie, indem Sie die Tastenkombination JAWS + H verwenden. Es öffnet sich auch hier ein virtuelles Textfenster. In diesem befinden sich Links zu den JAWS-Funktionen, die sich mit der Eingabetaste auch direkt auslösen lassen. Das virtuelle Fenster wird anschließend wieder geschlossen. Möchten Sie keine Funktion auslösen, so verlassen Sie das virtuelle Fenster einfach wieder mit Escape.

Damit JAWS Informationen zur aktuellen Situation unterstützt verwenden Sie die Tastenkombination JAWS + F1. JAWS zeigt ein virtuelles Fenster mit Informationen zur aktuellen Situation. Zum Beispiel im Menübereich Informationen zur Navigation im Menü und auf einem ausgewählten Schalter im Menü, eben entsprechende Informationen über diesen.

Wenn Sie den Wunsch haben einmal in die mitgelieferten Hilfethemen zu Outlook zu schauen, verwenden Sie dazu bequem die Tastenkombination JAWS-Taste + F1 (zweimal schnell nacheinander). Sie stehen nun in dem Handbuchteil mit den häufig genutzten Anwendungen und Outlook ist als Anwendung auch bereits ausgewählt. Damit sie den hier angezeigten Hilfetext lesen können, wechseln sie noch mit der Taste F6 in das Teilfenster mit dem Textbereich und lesen hier bequem mit den Pfeiltasten. Sie finden weiterführende Themen als Links gelistet, die Sie mit der Eingabetaste aufrufen.

Übrigens, alle virtuellen Fenster verlassen Sie einfach wieder mit der Escape-Taste, ohne eine Aktion auszulösen.

Zurück zur Themenübersicht

Welche Unterschiede sehen Sie in der eigenen Arbeit im Vergleich zu vorher?

Herr Behrendt: Nachdem wir aus Corona Gründen alle Mitarbeiter, die kein Material bewegen müssen (wie Prüffeld und technischer Service) ins Homeoffice geschickt haben, waren wir überrascht, wie effektiv das Arbeiten dennoch vonstattenging.

Herr Rapp: Ich arbeite deutlich häufiger und länger im Homeoffice. Das bedeutet auch, dass ich mit meinen Kunden viele Absprachen und einen Teil der Beratungen häufiger telefonisch mache.

In der Öffentlichkeit und bei den Kunden trage ich eine FFP2-Maske. Vor einer Lieferung spreche ich die Kunden auf deren Schutzmaßnahmen an, weise ich auf die Maskenpflicht hin. Genaue Absprachen im Vorfeld bedeuten somit eine höhere hygienische Sicherheit für meine Kunden als auch für mich.

Herr Eckhardt: In meinem Gebiet gibt es auf den ersten Blick wenig Änderungen in meiner persönlichen Arbeit. Eigentlich nur – auf Kundenwunsch – die Bitte um eine Maske, während meines Besuches. Dies ist aber nicht immer so. Je nach persönlicher Auffassung und Sensibilität des Kunden. Leider besteht in manchen Einrichtungen Besuchsverbot von Mitarbeitern aus Fremdfirmen, sodass mehr Remote gearbeitet werden muss und mehr telefonisch abgeklärt wird.

Frau Kochanek: Vor Corona habe ich eigentlich ausschließlich im Büro in Schwerte gearbeitet. Für mich als blinde Produktmanagerin bedeutete HomeOffice also zunächst, dass meine technische Ausstattung nicht einfach mit nach Hause getragen werden konnte. Im Büro habe ich einen Desktop-PC und nun habe ich einen Laptop bekommen, der zunächst mit der nötigen Hilfsmittelsoftware wie dem Screenreader JAWS ausgestattet werden musste. Dazu kommt das Programm BrxCOM, damit das an den Laptop angeschlossene Braille-Notizgerät funktioniert. Standard-Office-Anwendungen wie Outlook, Word oder Excel gehören zur Standardausstattung.

Manche Tasten des Notetakers befinden sich an anderer Position als beim Desktop-PC im Büro, beispielsweise die Windows- oder die Alt-Taste, und mir fehlt der direkte Kontakt zu den Kollegen, aber ansonsten läuft das Arbeiten von zu Hause ganz gut, auch wenn es erst einmal gewöhnungsbedürftig ist. Vorher hatte ich die Möglichkeit ja so gut wie noch nie genutzt.

Wie sehen Vor-Ort-Termine bei unseren Kunden aus und wie laufen Vorführungen ab?

Herr Rapp: Wie bereits gesagt, ich kläre vor einem Termin die Schutzmaßnahmen ab. Zum Kundentermin nehme ich weitere Mund-Nasen-Schutz-Masken für Kunden mit. Bei Privatkunden achte ich darauf, dass diese während der Softwareinstallation und Rechnerkonfiguration nicht neben mir im gleichen Raum sitzen bleiben. Bei der Schulung muss ich die Bewegungen und Handgriffe meiner Kunden genau beobachten und in zwei Meter Abstand schräg hinter Ihnen bleiben.

Beispielsweise bei der Schulung einer Schülerin der 3. Klasse (10 J.). Diese ging über drei Stunden und wir beide trugen durchgängig eine Maske.

Frau Stüven: Unsere Arbeit in Corona-Zeiten stellt uns alle vor Herausforderungen. Mir ist es sehr wichtig, dass bei Kundenkontakten sowohl der Kunde selbst als auch wir als Mitarbeiter weitestgehend gut geschützt sind. Dies bedeutet, dass die Räumlichkeiten stimmen müssen (möglichst große Räume zum Abstand einhalten, die man auch lüften kann) und dass die Hygienemaßnahmen eingehalten werden. Bei jedem Kundenbesuch trage ich Mundschutzmasken, seit einiger Zeit sogar FFP2-Masken. Solche habe ich immer dabei, falls ein Kunde eine solche Maske wünscht und keine parat hat. Vor dem Testen der Geräte bitte ich den Kunden darum, die Hände zu desinfizieren. Im Außendienst erlebe ich zu diesem Vorgehen größtenteils ein positives Feedback. Es gab aber auch leider Situationen – wenn auch sehr selten -, in denen mir Kunden mit starkem Husten und ohne Mundschutz die Tür öffneten und mir zur Begrüßung die Hand geben wollten.

Herr Behrendt: Unsere Kundenberater waren auf telefonische Beratungen angewiesen, da viele Firmen und Behörden verständlicherweise für externe Besucher geschlossen waren, bzw. sich deren Mitarbeiter ebenfalls im Homeoffice befanden. Lieferungen verzögerten sich daraus resultierend häufig erheblich - zum Teil bis in den Sommer 2020 und darüber hinaus.

Nach fast einem Jahr unter den Bedingungen der Pandemie, merken wir, bei allen positiven Aspekten, was uns fehlt. Ich selbst lebe, wie viele Mitarbeiter und Kollegen von meinem über Jahrzehnte geknüpften persönlichen Netzwerk. Persönliche Kontakte wollen aber auch persönlich gepflegt werden – auf Messen, bei Besuchen beim informellen Austausch und einer gemeinsamen Tasse Kaffee.

Gibt es Unterschiede in Prozessen oder völlig neue Prozesse?

Herr Behrendt: Die IT-Struktur wurde binnen kürzester Zeit aufgerüstet, und digitale Freigaben per Mail traten an die Stelle von persönlichen Unterschriften bei Angeboten und Auftragsbestätigungen.

Die eingehende Post wird von Kollegen, die präsent in der Firma sind, eingescannt und per Mail an die Kollegen im Homeoffice zur Bearbeitung verteilt. Hier haben die Mitarbeiter weitgehend eigenständig die Verteilung der Arbeitszeit zwischen Präsenz und Homeoffice gestaltet.

Das Thema remote arbeiten wurde auch beim Kunden ein wichtiges Thema. Arbeitsplatzanalysen, Hilfsmittel Installationen, Anpassungen und Schulungen werden teilweise remote durchgeführt.

Über zuerst tägliche dann wöchentliche virtuelle Team Meetings wurden die Kollegen der Außenbüros und die Kollegen im Homeoffice in den Informationsfluss und die Prozesse mit einbezogen.

Herr Eckhardt: Bei Vor-Ort-Besuchen achtet man mehr auf Abstand, so wie es auch sein muss. Händeschütteln oder sonstige Berührungen sind von beiden Seiten nicht gewünscht. Aufgrund der Maske ist ein Gespräch jedoch oftmals mühevoller bezüglich des gegenseitigen akustischen Verstehens.

Frau Kochanek: Bisweilen sind die Abläufe nicht ganz so flüssig, oder besser gesagt auch mal amüsant, z.B. wenn das Telefon klingelt. Normalerweise wird mir im Büro auf der Braillezeile die Nummer des Anrufenden angezeigt da der Rechner mit der Telefonanlage verbunden ist. Nun klingelt es einfach. Ich melde mich also brav mit "Papenmeier Rehatechnik, Kochanek, guten Morgen." "Auch Firma Papenmeier, guten Morgen, Anne", meldet sich mein Kollege am anderen Ende. "Weißt du nicht, wer dran ist?" "Jetzt ja", entgegne ich grinsend.

Er stellt einen Kunden zu mir durch, der Fragen zu einem unserer Produkte hat. Ich mache mir Notizen und plötzlich ist das Gespräch weg. Ich habe alles vom Kunden, bloß keine Telefonnummer. Diese hätte ich im Büro auf dem Display meiner Braillezeile gehabt. Also nochmal den Kollegen anrufen. "Hast du die Nummer von Herrn Schmitz?" Von dieser Sorte Namen gibt es zum Glück nur ganz wenige (lacht). Nein, hat der Kollege auch nicht. Was tun? Warten, bis der Kunde kurze Zeit später erneut anruft. Sofort notiere ich mir die Telefonnummer und mache dies fortan direkt, verbunden mit dem Sprüchlein: "Geben Sie mir bitte Ihre Telefonnummer? Ich bin im Homeoffice und sehe sie deshalb nicht auf dem Display." Wenn der Kunde erfährt, dass ich blind bin, kommt: "Ja, aber wie sehen sie denn die Nummer überhaupt?" Doch diese Frage ist mir vorher schon oft gestellt worden.

Wie ist Ihre Wahrnehmung von Vorsicht oder Angst bei den Kunden/Interessenten?

Frau Stüven: Seit einiger Zeit ist der Bedarf an Vorführungen vor Ort jedoch weniger geworden. Die Kunden versuchen vieles über den telefonischen Weg zu klären, damit ein direkter Kontakt nicht notwendig ist. In manchen Fällen funktioniert dies sehr gut. In anderen bleibt ein Besuch vor Ort einfach nicht aus, damit der Kunde ein individuelles Angebot mit vorheriger Erprobung am Arbeitsplatz erhält und mit dieser Ausstattung auch zufrieden ist.

In meinem persönlichen Fall kommt noch hinzu, dass ich dieses Jahr Nachwuchs erwarte und daher natürlich umso vorsichtiger mit direkten Kontakten bin. Sollte eine Vorführung vor Ort jedoch unumgänglich sein, habe ich sehr hilfsbereite Kollegen, die mir den ein oder anderen Termin auch gerne zu meinem Schutz abnehmen. Dennoch bin ich natürlich als Ansprechpartnerin für unsere Kunden weiterhin da und stehe für jede Anfrage und Rückfrage gerne zur Verfügung. Ich hoffe, dass wir alle gut durch diese Zeit kommen und gesund bleiben!

Herr Eckhardt: Unterschiedlich. Die älteren Personen haben meisten keine Angst. Komischerweise - mein Eindruck -: Je jünger, umso ängstlicher und vorsichtiger.

Herr Rapp: Die Vorsicht bei Kunden bleibt im gesunden Rahmen. Manche ältere Interessenten würden von sich aus keine Maske tragen, lassen sich jedoch hierauf ein. Einmal hatte ich erlebt, dass ein älteres Ehepaar auf Masken verzichten wollte. Als ich auf diese Verpflichtung hinwies, kam sofort die strenge Gegenfrage, ob ich ebenfalls eine Maske trage.(lacht)

Insgesamt wundert es mich jedoch, dass nicht mehr FFP2-Masken getragen werden.

Wie erlebt Ihr „Alltag“ unter Corona und was wird Ihrer Meinung nach bleiben, wenn die Pandemie vorbei ist?

Herr Eckhardt: In Sachen Alltag mit Corona fällt mir immer nur eine kleine Anekdote ein: Ich jogge regelmäßig in einer kleinen Läufergruppe im Freien und muss immer schmunzeln, wenn sich vereinzelnd Gesichter von uns wegdrehen, um nicht von unserem Atem im Wald angesteckt zu werden. (lacht)

Aber im Ernst. Ich kenne aktuell, Gott sei Dank, keine Person in meinem persönlichen Umfeld, die bisher Corona hatte. Die Pandemie zwingt uns mit den anderen Mitteln, wie Videokonferenzen zu kommunizieren. Aufgrund der Belastung von verschiedenen Behörden, Städten und Gemeinden sind geplante Projekte zur Modernisierung (auch unsere Technologie betreffend) verschoben auf ungewisse Zeit. Das ist sehr schade.

Frau Kochanek: Was im Homeoffice fehlt, ist der "Livetalk" mit Kollegen oder Kunden, die zur Vorführung ins Büro kommen.

Von Kollegen habe ich mehrfach gehört, dass sie sich durch die Arbeit im Homeoffice besser konzentrieren können und nicht ständig abgelenkt werden, wie es im Büro häufig der Fall ist. Zahlreiche Außentermine werden durch Videokonferenzen ersetzt, was sich als äußerst praktisch erweist. Wege für die An- und Rückfahrt entfallen, die sonst einen hohen Zeitaufwand bedeuten.

Herr Behrendt: Es werden Teile der Beschäftigung weiterhin im Homeoffice stattfinden. Halt die Tätigkeiten, die im Homeoffice genauso effizient wie im Büro stattfinden können. Stichworte und Gründe hierfür sind Dinge wie Wegezeiten, Vereinbarkeit Kinder und Beruf, usw.

Die regelmäßigen virtuellen Teamsitzungen werden bleiben. Sie verbessern unseren Informationsfluss effektiver als die seltener stattfindenden Präsenzmeetings.

Außerdem werden wir dauerhaft technische Abklärungen und Installationen per Remote durchführen. Damit sind wir effektiver und schneller beim Kunden.

Zurück zur Themenübersicht