Mit JAWS und Outlook – Sinnvoll mit Terminen arbeiten
Heiko Hiller ist ein erfahrener IT-Trainer der Firma Papenmeier und macht regelmäßig Workshops zur Nutzung verschiedener Hilfsmittelprogramme für Blinde und Sehbehinderte. Mit ihm haben wir in den vorherigen Newslettern die Reihe „Tipps & Tricks mit JAWS“ ins Leben gerufen und Ihnen bereits die Themen „Mit JAWS im Internet“, „Mit JAWS und Word“ sowie „Mit JAWS und MS Outlook“ präsentiert. Ging es beim letzten Mal um die Arbeit mit E-Mails in Outlook, befasst Herr Hiller sich dieses Mal im Detail mit dem sinnvollen Umgang mit Terminen in Outlook. Sollten Sie konkrete Fragen zu diesem oder einem anderen JAWS-Thema haben, stehen wir Ihnen wie immer gerne unter unserer Mailadresse, reha-news@papenmeier.de, zur Verfügung. Heiko Hiller Was ist Outlook überhaupt?
Wir führen unsere Serie fort. Im vorhergehenden Teil haben wir uns mit dem Thema E-Mail beschäftigt, und ich vermute, die meisten von Ihnen kennen Outlook sicherlich in erster Linie als Programm, um E-Mails zu verarbeiten. Das ist auch eine seiner Hauptaufgaben, doch es kann viel mehr. Outlook bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit Ihre Termine zu verwalten. Dies betrifft einfache Termine sowie Serientermine zur Verwaltung von Jahrestagen, aber auch Termineinladungen für einen Termin mit mehreren Teilnehmern sind möglich. Selbstverständlich können Sie auch Ihre Kontaktdaten pflegen und verwalten. Dies sind nur zwei sinnvolle weitere Funktionen des Programms. Nach der Installation von JAWS und Outlook, mit einem eingerichteten E-Mail-Profil, sind im Grunde keine weiteren besonderen Einstellungen notwendig, um die Arbeit aufzunehmen. In diesem Teil unserer Serie möchte ich mich mit dem Teil von Outlook befassen, der zum Umgang mit Ihren Terminen benötigt wird, dem Kalender. Ich verwende ein Office 365 in der aktuellen Fassung, die vorgestellten Möglichkeiten sollten aber weitestgehend ebenso mit jedem anderen Office funktionieren. Da die Möglichkeiten, welche Microsoft uns mit der Kalenderverwaltung zur Verfügung stellt, sehr umfangreich sind, werde ich in diesem Artikel nicht auf alle Facetten eingehen können. Ich freue mich aber auf Ihre Rückmeldungen, wenn Sie eine weitere Episode zum Kalender lesen möchten, dürfen Sie mir gerne Ihre persönlichen Wünsche mitteilen. Lesen Sie auch gerne in einem unserer vergangenen Newsletter mehr über unser Papenmeier Kalendermodul, in dem auch unser Office Modul integriert ist. Fangen wir also an. Zum Kalender wechselnNachdem Sie Outlook gestartet haben, stehen Sie gewöhnlich mit dem Cursor im Posteingang Ihres Standardpostfachs. Weil das so ist, wechseln Sie also zunächst in den Bereich von Outlook, der sich mit Terminen beschäftigt, nämlich dem Kalender. Da der Kalender, im Grunde, wie ein Ordner in Outlook behandelt wird, können Sie an dieser Stelle den Dialog zum Ordner wechseln verwenden. Um diesen Schritt durchzuführen, drücken Sie STRG + Y und es öffnet sich der Dialog zum Ordnerwechsel. Einmal geöffnet bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten durch die Einträge in der Strukturansicht bis Sie den Kalender gefunden haben. Etwas schneller geht es, wenn Sie einfach den Buchstaben K so oft drücken, bis Ihnen JAWS Kalender ansagt. Um den Kalender tatsächlich aufzurufen, folgt noch ein Druck auf die Eingabetaste, anschließend befinden Sie sich in Ihrem Kalender auf dem aktuellen Tag. Wenn Sie öfter mit Ihren Terminen interagieren möchten, können Sie auch noch etwas schneller in den Kalender wechseln. Stehen Sie im Posteingang drücken Sie nur die Tastenkombination STRG + 2, um direkt in den Kalender zu wechseln. Nachdem Sie Ihre Arbeit mit dem Kalender erledigt haben, möchten Sie möglicherweise wieder in Ihren E-Mails stöbern. Um also zurück in Ihr Postfach zu wechseln, drücken Sie die Tastenkombination STRG + 1. Möchten Sie gezielt in Ihren Posteingang zurückwechseln und nicht zu dem möglicherweise vorher geöffneten Ordner, gibt es auch hier einen Weg, verwenden Sie die Tastenkombination STRG + Umschalt + I. Outlook wechselt zu den E-Mails zurück und ruft direkt den Posteingang auf.
Die verschiedenen Kalenderansichten
Outlook kennt verschiedene Darstellungen für das Kalenderblatt. Wenn Sie meiner Empfehlung folgen möchten, so stellen Sie die Monatsansicht ein. Ihre Darstellung ist meiner Meinung nach die bequemste, um effizient mit Outlook arbeiten zu können. Die Wochenansicht ist sicherlich auch noch eine gangbare Darstellung. Der Unterschied zwischen den beiden Darstellungen ist im Grunde nur die Menge der am Bildschirm angezeigten Tage. Es ist einfacher von Termin zu Termin zu springen, wenn mehr Tage angezeigt werden. Die Monatsansicht sieht wie ein typisches Kalenderblatt eines Wandkalenders aus, die Wochen untereinander und die Tage nebeneinander. In der Wochenansicht stehen dann logischerweise nur die Tage nebeneinander. Sofern Ihr Outlook die Darstellung nicht standardmäßig auf Monat eingestellt hat, können Sie dieses nachholen. Drücken Sie dazu einfach die Tastenkombination STRG + ALT + 4. Um die Ansicht auf Woche zu stellen, verwenden Sie STRG + Alt + 3.
Die eigenen Termine betrachtenNachdem Sie die Wahl Ihrer Kalenderdarstellung getroffen haben, möchte ich im Folgenden auf die Monatsansicht eingehen. Sie haben den aktuellen Tag im Fokus, nachdem Sie wie beschrieben in den Kalender gewechselt sind und bewegen sich von Tag zu Tag mit den Pfeiltasten links oder rechts. Bei jedem Tageswechsel sagt Ihnen JAWS Informationen zu dem aktuell ausgewählten Tag an, darunter das Datum und ob es an dem Tag Termine gibt. Gibt es an dem ausgewählten Tag einen oder mehrere Termine, so können Sie mit der TAB-Taste auf den ersten Termin an diesem Tag springen. Mit einem erneuten Druck auf die TAB-Taste entweder zum nächsten Termin am selben Tag oder zum nächsten Termin, der in der Monatsansicht angezeigt wird. Das bedeute Sie können bequem mit der TAB-Taste von Termin zu springen oder eben Rückwärts mit Umschalt + TAB. Möchten Sie zu einem folgenden Termin wechseln, der gerade nicht im Bildschirm angezeigt wird können Sie entweder mit den Pfeiltasten den angezeigten Bereich ändern oder Sie verwenden alternativ die Tastenkombination „STRG + ,“ für einen vorherigen Termin oder „STRG + .“ für einen folgenden Termin, Outlook verschiebt dadurch, wenn der letzte am Bildschirm sichtbare Termin erreicht ist, die Ansicht auf den Bereich in dem sich wieder ein Termin befindet. Die beiden zuletzt genannten Tastenkombinationen können Sie auch ganz generell verwenden, um sich zwischen Ihren Terminen zu bewegen. In der Monatsansicht können Sie aber auch einfach in die kommende oder vorherige Woche schauen. Drücken Sie die Pfeiltaste nach oben wechselt Outlook eine Zeile nach oben auf den gleichen Tag in der vorherigen Woche. Drücken Sie die Pfeiltaste nach unten auf den gleichen Tag in der folgenden Woche. Manchmal möchten Sie vielleicht an einem bestimmten Tag nachsehen, ob dort bereits Termine vorhanden sind. Dazu können Sie gezielt zu diesem Tag wechseln. Hierfür drücken Sie die Tastenkombination Strg + G. Es öffnet sich ein Dialog mit einem Eingabefeld. In dieses Eingabefeld tragen Sie einfach das Datum ein, zu dem Sie wechseln möchten. Das Datum muss in der Form tt.mm.jj eingetragen werden. Haben Sie das Datum eingetragen drücken Sie die Eingabetaste und Outlook wechselt zu dem von Ihnen ausgewählten Tag. In einigen Outlookversionen können Sie mit der Tastenkombination STRG + H oder ALT + E wieder zum aktuellen Tag zurückwechseln. Wie eingangs bereits gesagt, beziehe ich mich in dieser Beschreibung auf ein aktuelles Office 365. Da ich nicht alle Outlook Versionen für Tests zur Verfügung habe, und Microsoft in der Hilfe keine durchgängig funktionierende Tastenkombination zur Verfügung stellt, gehen Sie einfach im Menü auf die Suche nach dem entsprechenden Schalter. Im späteren Verlauf gehe ich noch mal auf das Bearbeiten von bestehenden Terminen ein. Wenn Sie einen Termin bearbeiten können Sie auch alle Details des Termins ansehen, die Ihnen beim Betrachten in der Kalenderansicht möglicherweise verborgen bleiben, wie zum Beispiel die Einträge in den Notizen.
Einen neuen Termin anlegen
Neben dem Betrachten von bereits bestehenden Terminen möchten Sie vielleicht auch hin und wieder einen neuen Termin eintragen. Einen neuen Termin erstellen Sie mit der Tastenkombination STRG + N, wenn Sie sich innerhalb von Outlook in dem Kalenderbereich, für die Termine, befinden. Wenn Sie sich in einem anderen Bereich befinden, wie zum Beispiel dem Postfach, drücken Sie STRG + Umschalt + A um einen neuen Termin zu erstellen ohne vorher in den Kalender Teil zu wechseln. Das „A“ steht hier für Appointment, den englischen Begriff für Termin. Der neue Termin öffnet sich und Sie befinden sich in dem Eingabefeld für den Betreff bzw. den Titel Ihres soeben neu erstellten Termins. Tragen Sie diesen nun hier ein und bewegen Sie sich anschließend jeweils mit der Tabtaste durch die folgenden Felder. Tragen Sie in das folgende Eingabefeld das Anfangsdatum des Termins ein und bewegen Sie sich mit Tab weiter. Tragen Sie nun die Uhrzeit ein zu der Ihr Termin stattfinden soll. Es folgen die Felder für das Enddatum und die Uhrzeit, zu der Ihr Termin enden soll. Das Enddatum ist standardmäßig immer derselbe Tag, zu dem der Termin beginnt und kann daher in aller Regel unberücksichtigt bleiben. Die Uhrzeit, zu der Ihr Termin enden soll, ist in der Regel eine halbe Stunde nach Beginn des Termins. Wenn es sich um Termine handelt, die rein informativ in Ihren Kalender eingetragen werden sollen, können Sie auch diese im Grunde unberücksichtigt lassen. Das Format für die Uhrzeit lautet hh:mm. Wenn Sie Termine als Ganztagstermine eintragen möchten, brauchen Sie sich um die Zeiten für Beginn und Ende keine Gedanken machen, lassen Sie sie einfach so stehen und aktivieren Sie das Kontrollfeld für den Ganztagstermin, welches Sie auch mit der TAB-Taste erreichen können. Jeder Termin erhält in der Grundeinstellung eine Erinnerung. In der Regel 15 Minuten vor dem Termin. Tragen Sie, falls nötig den Ort, an dem der Termin stattfinden soll in das entsprechende Eingabefeld ein und verfassen Sie, sofern erforderlich, eine Notiz zu Ihrem Termin. Haben Sie alle, für Ihren Termin, relevanten Daten in die entsprechenden Felder eingetragen, müssen Sie den Termin selbstverständlich noch abspeichern. Dies erledigen Sie ebenso einfach wie beim Senden einer E-Mail. Drücken Sie ALT + S und der Termin wird in Ihrem Kalender abgespeichert. Es sei noch kurz erwähnt, dass nicht alle Felder ausgefüllt werden müssen. Lediglich wenn Sie keinen Betreff bzw. Titel eintragen, kann es zu einer Fehlermeldung kommen. Aber wenn wir ehrlich sind, ein Termin sollte schon einen Aussagekräftigen Titel haben.
Eine Erinnerung für einen Termin ein- oder ausschalten
Für manche Termine ist es sicherlich sinnvoll zu einer gewissen Zeit daran erinnert zu werden, bei anderen Terminen finden Sie das möglicherweise eher lästig. Leider hat Microsoft uns keine einheitliche Tastenkombination zur Verfügung gestellt, um Erinnerungen ein- oder auszuschalten und auch das Kontextmenü bietet hier keine Lösung. Um dennoch die Erinnerungszeit zu verändern oder die Erinnerung sogar ganz abzuschalten, wechseln Sie in dem geöffneten Termin mit der ALT-Taste in das Menü und dort falls erforderlich mit den Pfeiltasten in die Registerkarte Termin. In älteren Office Versionen nennt sich die Registerkarte möglicherweise anders, in jedem Fall ist es die erste Registerkarte im oberen Menüband. Bewegen Sie sich mit der Tabtaste bis Sie auf die Ausklappliste Erinnerung stoßen. Verändern Sie den Wert, gemäß Ihrem Wunsch, indem Sie die Pfeiltasten nach oben oder unten drücken. Die Einstellung „Ohne“, ganz oben in der Liste, bewirkt, dass nicht an den Termin erinnert wird. Haben Sie die gewünschte Einstellung ausgewählt bestätigen Sie noch mit der Eingabetaste und stehen nun wieder an der Stelle, von der aus Sie das Menü aufgerufen haben. Diese Einstellung können Sie auch direkt vornehmen während Sie den Termin erstellen. Hilfsfunktionen von JAWSJAWS bietet für viele Officeanwendungen Hilfsfunktionen an. Die vermeintlich wichtigsten Tastenkombinationen zur Nutzung von Outlook finden Sie in einer Liste, wenn Sie die Tastenkombination JAWS + W verwenden, in dem virtuellen Textfenster zeigt JAWS nun eine Textliste, in der Sie sich mit den Pfeiltasten wie in einem Dokument bewegen können. JAWS stellt Ihnen einige starke Hilfsmittel zur Verwendung mit Outlook zur Verfügung, eine Übersicht erhalten Sie, indem Sie die Tastenkombination JAWS + H verwenden. Es öffnet sich auch hier ein virtuelles Textfenster. In diesem befinden sich Links zu den JAWS-Funktionen, die sich mit der Eingabetaste auch direkt auslösen lassen. Das virtuelle Fenster wird anschließend wieder geschlossen. Möchten Sie keine Funktion auslösen, so verlassen Sie das virtuelle Fenster einfach wieder mit Escape. Damit JAWS Informationen zur aktuellen Situation unterstützt verwenden Sie die Tastenkombination JAWS + F1. JAWS zeigt ein virtuelles Fenster mit Informationen zur aktuellen Situation. Zum Beispiel im Menübereich Informationen zur Navigation im Menü und auf einem ausgewählten Schalter im Menü, eben entsprechende Informationen über diesen. Wenn Sie den Wunsch haben einmal in die mitgelieferten Hilfethemen zu Outlook zu schauen, verwenden Sie dazu bequem die Tastenkombination JAWS-Taste + F1 (zweimal schnell nacheinander). Sie stehen nun in dem Handbuchteil mit den häufig genutzten Anwendungen und Outlook ist als Anwendung auch bereits ausgewählt. Damit sie den hier angezeigten Hilfetext lesen können, wechseln sie noch mit der Taste F6 in das Teilfenster mit dem Textbereich und lesen hier bequem mit den Pfeiltasten. Sie finden weiterführende Themen als Links gelistet, die Sie mit der Eingabetaste aufrufen. Übrigens, alle virtuellen Fenster verlassen Sie einfach wieder mit der Escape-Taste, ohne eine Aktion auszulösen.
Weitere Informationen
Ich möchte Ihnen an dieser Stelle aber auch noch einmal auf unser Papenmeier Kalender Modul, welches ich Eingangs bereits erwähnt habe, hinweisen. Es eignet sich besonders für die vereinfachte Bedienung und Navigation in den Terminen. Sprechen Sie gerne Ihre(n) zuständige(n) Vertriebsbeauftragte(n) für eine Präsentation an. Für weitere Informationen, Tipps und Tricks oder für die Vereinbarung einer individueller Schulung kontaktieren Sie uns gerne unter Tel.: +49 2304 946 0 |