Was ist überhaupt Outlook

Outlook kennen die meisten von Ihnen sicherlich in erster Linie als Programm um E-Mails zu bearbeiten. Das ist auch eine seiner Hauptfunktionen. Es ist aber deutlich mächtiger. Outlook bietet zusätzlich die Möglichkeit Termine zu verwalten, sogar Serientermine zur Verwaltung von Jahrestagen, aber auch Termineinladungen für einen Termin mit mehreren Teilnehmern sind möglich. Selbstverständlich können Sie auch Ihre Kontaktdaten pflegen und verwalten. Damit seien nur zwei sinnvolle weitere Möglichkeiten genannt. Nach der Installation von JAWS und Outlook mit einem eingerichteten E-Mail-Profil sind im Grunde keine weiteren besonderen Einstellungen notwendig, um die Arbeit aufzunehmen.

In diesem Artikel möchte ich mich mit dem Teil von Outlook befassen, der zum Umgang mit Ihren E-Mails benötigt wird. Auf die anderen Teile möchte ich in einem separaten Artikel eingehen. Sie können sich also schon jetzt auf den nächsten Newsletter freuen.

Eine E-Mail lesen

Nach dem Starten von Outlook stehen Sie gewöhnlich im Posteingang Ihres Standardpostfachs. Hier können Sie sich mit den Pfeiltasten zwischen Ihren E-Mails bewegen, die Sie erhalten haben. JAWS spricht zu jeder E-Mail die am Bildschirm angezeigten Informationen, hat die E-Mail eine Anlage, haben Sie die Mail schon gelesen oder nicht, haben Sie bereits auf die Mail geantwortet, wer ist der Absender, wie lautet der Betreff, wann haben Sie sie erhalten und einiges anderes mehr.

Um die zuvor mit den Pfeiltasten ausgewählte E-Mail zu öffnen und sie dann zu lesen, drücken Sie die Eingabetaste. In der Standardeinstellung liest JAWS nun die von Ihnen geöffnete E-Mail vor. Sie können sich aber auch bequem mit den Pfeiltasten durch den Nachrichtentext bewegen. Falls JAWS nicht automatisch mit dem Vorlesen startet, setzen Sie den Cursor mit STRG + Pos1 an den Anfang des E-Mailtextes und starten das kontinuierliche Vorlesen mit der Tastenkombination JAWS-Taste + Pfeil runter. Sie unterbrechen das kontinuierliche Vorlesen mit der STRG Taste.

Manchmal besteht die Notwendigkeit innerhalb der geöffneten E-Mail die Kopfdaten zu überprüfen. Hier findet man Informationen wie: Wer hat die E-Mail an wen geschickt und wann. Wie lautet der genaue Betreff, welche Anlagen sind vorhanden? Alle diese Informationen erreichen Sie über die Tastenkombination Umschalt + Tab, wenn Sie sich in dem Bereich mit dem Nachrichtentext befinden. Drücken Sie diese Tastenkombination einfach mehrfach hintereinander und hören Sie nach jedem Tastendruck welche Information JAWS Ihnen mitteilt. Um anschließend wieder in den Nachrichtentext zu gelangen, drücken Sie einfach die Tabtaste bis Sie zurück in der eigentlichen Nachricht angekommen sind.

Möchten Sie die geöffnete Mail nach dem Lesen wieder verlassen, um zum Posteingang zurückzukehren, drücken Sie entweder Escape oder ALT + F4. Die E-Mail wird geschlossen und Sie stehen wieder mit dem Cursor auf der eben geschlossenen E-Mail in Ihrem Posteingang.

Eine E-Mail, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie bequem mit der Entfernen-Taste aus dem Posteingang löschen. Sie befindet sich dann in dem Ordner gelöschte Objekte, sofern hier in der Konfiguration von Outlook nichts anderes bestimmt ist.

Zu einem anderen Ordner gelangen Sie mit der Tastenkombination STRG+Y. Nach dem Sie die Tastenkombination verwendet haben, öffnet sich ein Dialogfenster. Im nun geöffneten Dialog mit dem Namen „Wechseln zu Ordner“, bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten zu dem gewünschten Ordner. Drücken Sie die Eingabetaste, um diesen zu öffnen. Anschließend bewegen Sie sich darin wie zuvor in Ihrem Posteingang. Wieder zurück zum Posteingang gelangen Sie entweder auf dem eben beschriebenen Weg über den Dialog „Wechseln zu Ordner“ oder drücken bequem STRG + Umschalt + I, wobei das I hier für Inbox, also den englischen Begriff für Posteingang steht.

Neue E-Mail verfassen

Neben dem Lesen von Mails möchten Sie vielleicht auch selbst eine Mail verfassen. Eine neue leere E-Mail erstellen Sie mit der Tastenkombination STRG + N, wenn Sie sich innerhalb von Outlook in dem Bereich für die E-Mails befinden. Wenn Sie sich in einem anderen Bereich befinden, wie zum Beispiel dem Kalender, drücken Sie STRG + Umschalt + M um eine neue E-Mail zu erstellen ohne vorher in den E-Mailteil zu wechseln.

Die neue E-Mail öffnet sich und Sie befinden sich in dem Eingabefeld für den Empfänger Ihrer E-Mail. Tragen Sie diesen nun hier ein und bewegen Sie sich anschließend mit der Tabtaste durch die folgenden Felder. Möchten Sie das ein zweiter Empfänger eine Kopie der E-Mail erhält, tragen Sie die Mailadresse in das Feld „CC“ ein. Im Feld Betreff beschreiben Sie, worum es in der E-Mail geht.  In das Eingabefeld, dass nach der Betreffzeile folgt tragen Sie Ihren Nachrichtentext ein. Möchten Sie die E-Mail nun versenden, verwenden Sie die Tastenkombination ALT + S.

Aus früheren Versionen kennen Sie vielleicht noch die Tastenkombination STRG + Eingabetaste, auch diese ist weiterhin gültig. Sie sorgt bei erstmaliger Verwendung allerdings dafür, dass sich ein Dialogfenster mit der Rückfrage öffnet, ob Sie diese Tastenkombination tatsächlich zum Senden verwenden wollen. Diese Meldung kann mit der Eingabetaste bestätigt werden. In diesem Dialog finden Sie aber auch die Möglichkeit die Rückfrage, ob diese Tastenkombination tatsächlich verwendet werden soll, nicht mehr zu stellen, indem Sie sich mit der Tabtaste durch den Dialog bewegen und das entsprechende Kontrollfeld aktivieren.

E-Mail beantworten

Da E-Mails als Kommunikationsmittel dienen und Kommunikation ja bekanntermaßen keine Einbahnstraße ist, haben Sie sicherlich eine E-Mail erhalten, auf die Sie antworten möchten. Es gibt wie immer mehrere Wege, dies zu tun. Selbstverständlich gibt es in der Registerkarte „Nachricht“, die sich im Menü befindet, einen Schalter, um die Antwort auf eine E-Mail zu erzeugen. Deutlich bequemer machen Sie das aber mit der Tastenkombination STRG + R, das R steht hier für den englischen Begriff Reply.

Hin und wieder erhalten Sie möglicherweise E-Mails, die an mehrere Empfänger gesendet wurden.
Diese Information finden Sie meistens nur im Kopfbereich der E-Mail. Für diesen Fall empfiehlt es sich möglicherweise auch, an alle Empfänger zu antworten. Hierfür verwenden Sie die Funktion „Allen Antworten“. Um diese Funktion zu nutzen, drücken Sie einfach die Tastenkombination STRG + Umschalt + R.

In beiden Fällen öffnet sich eine E-Mail, die bereits einen oder mehrere Empfänger enthält, und zwar den eigentlichen Absender, wenn Sie „allen Antworten“ verwendet haben, aber auch die anderen ehemaligen Empfänger aus der Ursprungsmail. Einen Betreff hat diese E-Mail auch bereits, nämlich den aus der Empfangenen E-Mail, der um die Abkürzung für Antwort ergänzt wurde. Nachdem Sie Tastenkombination eingegeben haben, öffnet sich die E-Mail zum Antworten, hier stehen Sie nun mit dem Cursor direkt im Textfeld der Nachricht und Sie könne Ihre Antwort verfassen. Die E-Mail wird über das gleiche Kommando versendet wie eine neu verfasste E-Mail.

Die oben genannten Tastenbefehle zum Beantworten einer E-Mail, können Sie auch bequem aus dem E-Mail-Ordner, auf der zuvor ausgewählten E-Mail, verwenden. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie die Mail bereits wieder geschlossen haben.

Einen bequemen Weg, um viele E-Mail-Funktionen auf geschlossenen E-Mails zu verwenden, bietet Ihnen das Kontextmenü. Wählen Sie eine E-Mail aus, drücken Sie die Kontexttaste oder Umschalt+ F10, falls Sie keine Kontexttaste haben, und schauen Sie sich mit den Pfeiltasten um. Auch hier finden Sie unter anderem die Befehle zum Beantworten Ihrer E-Mails.

E-Mail weiterleiten

Für den Fall, dass Sie die Notwendigkeit haben, eine erhaltene E-Mail an einen anderen Empfänger als den Absender zu versenden, nutzen Sie den Befehl „Weiterleiten“. Auch hier gibt es wieder einen Schalter im Menü, bequemer verwenden Sie jedoch die Tastenkombination STRG + F, das „F“ steht hier aber nicht für Find, also finden, sondern für Forward, den englischen Begriff für Weiterleiten. Nachdem Sie die Tastenkombination gedrückt haben, befindet sich Ihr Cursor im Eingabefeld für den neuen Empfänger, tragen Sie diesen ein und bewegen Sie sich wie beim Erstellen einer neuen E-Mail weiter. Verfassen Sie Ihren Weiterleitungstext und senden Sie die E-Mail, wie weiter oben beschrieben, an den neuen Empfänger ab.

Empfangene Anhänge öffnen

Vorweg: Öffnen Sie bitte nur Anhänge aus vertrauenswürdigen Quellen. Stellen Sie sich die Fragen: Kenne ich den Absender, habe ich diesen Anhang angefordert oder darauf gewartet? Können Sie die Fragen nicht mit Ja beantworten, öffnen Sie keinesfalls den Anhang. E-Mailanhänge sind ein beliebter Weg, um Schadsoftware zu verteilen.

Haben Sie eine E-Mail erhalten, die mit einem Anhang versehen wurde, gibt es zwei bequeme Möglichkeiten diese zu erreichen, um Sie zu lesen. Öffnen Sie die E-Mail mit der Anlage. Der Cursor steht auch hier wieder im Textfeld für die Nachricht. Unterbrechen Sie die Sprachausgabe von JAWS mit STRG-Taste. Bewegen Sie sich nun rückwärts durch die Felder der E-Mail, indem Sie die Tastenkombination Umschalt + Tab verwenden. Innerhalb des Textfeldes für die Nachricht einmal drücken stehen Sie nun mit dem Cursor in dem Bereich, in dem sich die Anhänge befinden. Gibt es nur einen, ist der auch gleich ausgewählt und kann mit der Eingabetaste in dem entsprechenden Programm geöffnet werden. Gibt es mehrere können Sie sich mit den Pfeiltasten zwischen den Anhängen bewegen. Eine bequeme Möglichkeit die JAWS bietet, um gezielt den Bereich mit den Anhängen in den Fokus zu nehmen, ist die Funktion „gehe zu Anlagen“, welche sie mit dem Tastenkommando JAWS-Taste + A aufrufen.

Wenn Sie einen Anhang per E-Mail erhalten haben, können Sie diesen auch bequem abspeichern. Nachdem Sie den Anhang fokussiert haben, kopieren Sie ihn lediglich in die Zwischenablage, dazu verwenden Sie die Tastenkombination STRG + C. Nun wechseln Sie in den Windowsexplorer und dort in den Ordner, unter dem Sie den Anhang abspeichern wollen. Wenn Sie in dem gewünschten Ordner angelangt sind, fügen Sie den Anhang einfach aus der Zwischenablage ein, indem Sie die Tastenkombination STRG + V verwenden.

E-Mail mit Anhang erstellen

Natürlich gibt es auch zu diesem Punkt viele alternative Wege. Ich möchte Ihnen gerne zwei, meiner Meinung nach, sehr einfache Wege zeigen. Ich gehe davon aus, dass Sie wissen, wo sich die zu versendende Datei befindet und wie Sie diese finden, aber auch das Outlook bereits geöffnet ist.

Der erste Weg eignet sich, wenn Sie nur eine Datei versenden wollen. Bewegen Sie sich zu der Datei, die Sie versenden möchten. Drücken Sie die Kontexttaste und bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten auf den Eintrag „Senden an“. Öffnen Sie das Kontextmenü zu diesem Eintrag, indem Sie die Pfeiltaste nach rechts drücken. Bewegen Sie sich nun mit Pfeil nach unten auf den Eintrag „E-Mail-Empfänger“ und bestätigen Sie diesen mit der Leertaste.

Es öffnet sich nun eine neue E-Mail, die bereits einige Informationen enthält. Der Betreff ist bereits ausgefüllt, und der Nachrichtentext ist gefüllt mit einer Information über die angehängte Datei. Ihr Cursor steht in dem Feld für den Empfänger, und Sie füllen die E-Mail ebenso aus, wie Sie es mit einer neuen E-Mail tun. Wenn Sie sich nun mit der Tabtaste durch die einzelnen Felder der neuen E-Mail bewegen, können Sie den Betreff noch nach Ihren Wünschen anpassen. Sie werden feststellen, dass nun ein zusätzliches Feld entstanden ist, nämlich eben jenes, welches den hinzugefügten Anhang enthält. Nach dem Eingabefeld für den Betreff und vor dem Eingabefeld für den Nachrichtentext wurde der zuvor ausgewählte Anhang eingefügt. Schreiben Sie nun noch den Text, den Sie dem Empfänger der E-Mail mitteilen möchten, und senden Sie die Mail wie oben beschrieben ab.

Der zweite Weg eignet sich für den Fall, dass mehrere Dateien mit einer E-Mail versendet werden sollen, bietet aber noch weitere Vorteile. Auch hier gehe ich von den oben beschriebenen Voraussetzungen aus. Öffnen Sie eine neue E-Mail und verfassen Sie diese wie Sie es sonst auch tun würden. Öffnen Sie nun in Ihrem Windowsexplorer den Speicherort für die Dateien, die Sie an die eben erstellte E-Mail anhängen wollen. Wählen Sie die Datei aus, die Sie nun als Erstes, oder einziges, an die E-Mail anhängen wollen. Kopieren Sie die Datei mit STRG + C in die Zwischenablage, wechseln Sie mit ALT+TAB zurück zu Ihrer neu erstellten E-Mail, stellen Sie sicher, dass der Cursor in dem Eingabefeld für den Nachrichtentext steht und fügen Sie den Anhang mit STRG + V ein. Wie unter Weg eins beschrieben, befindet sich der eben eingefügte Anhang nun in einem Bereich zwischen Betreffzeile und dem Textfeld für den Nachrichtentext. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Bedenken Sie aber, dass möglicherweise das Postfach des Empfängers eine Beschränkung für die Größe der zu empfangenden E-Mails hat. Diese liegt meist bei etwa 5 MB.

Sinnvolle Einstellungen für den Umgang mit E-Mails

Eingangs habe ich geschrieben, dass keine zwingenden Einstellungen vorzunehmen sind. Es gibt aber ein paar kleinere sinnvolle Konfigurationen, welche die Arbeit mit JAWS und Outlook ein wenig erleichtern können.

Als ein Beispiel möchte ich hier den Lesebereich anführen, der dem sehenden Anwender eine Vorschau auf die ausgewählte E-Mail bietet. Dieser ist standardmäßig eingeschaltet, führt aber manchmal zu ungewünschten „Nebenwirkungen“, daher möchte ich Ihnen ans Herz legen diesen auszuschalten. Dazu öffnen Sie Outlook und wechseln zunächst in den Ordner, für den Sie den Lesebereich abschalten möchte. Anschließend wechseln Sie mit der ALT-Taste in das Menü und dort dann mit Pfeil nach rechts, auf die Registerkarte „Ansicht“. Danach bewegen Sie sich mit der TAB-Taste auf den Schalter „Lesebereich“, dieser hat ein Untermenü, welches Sie mit der Leertaste öffnen und dort mit den Pfeiltasten den Eintrag „Aus“ suchen und mit der Eingabetaste bestätigen. Diesen Vorgang wiederholen Sie bitte für jeden Ordner.

Ein weiterer Aspekt, sind die Gruppierungen der Elemente in den Ordnern des Postfachs, die in der Vergangenheit in Outlook Einzug gehalten haben. Man kann Sie sich wie eine Strukturansicht vorstellen. Sie dienen dazu, je nach Sortierung bestimmte Gruppen von Mails ein oder auszublenden. Viele Nutzer benötigen diese zusätzliche Funktion aber nicht.

Standardmäßig sind die Mails nach Datum sortiert und werden nun auch so von Outlook gruppiert. Um die Gruppierungen abzuschalten, wechseln Sie mit der ALT-Taste in das Menü und dort mit Pfeil nach rechts auf die Registerkarte „Ansicht“. Anschließend bewegen Sie sich mit der Tabtaste auf den Schalter „Ansichtseinstellungen“, bestätigen Sie diesen mit der Leertaste. Im folgenden Dialog bewegen Sie sich mit Tab auf den Schalter „Gruppierungen“ und bestätigen Sie diesen mit der Leertaste. Deaktivieren Sie hier mit der Leertaste das Kontrollfeld „automatisch nach Anordnung gruppieren“. Jetzt bewegen Sie sich mit der Tabtaste in die Ausklappliste „Elemente gruppieren nach“ und prüfen hier, ob der Wert „keine Angabe“ ausgewählt ist. Ist hier der oben genannte Wert eingestellt, bestätigen Sie den Dialog mit der Eingabetaste. Sie befinden sich nun wieder im vorhergehenden Dialog. Hier bewegen Sie sich mit der Tabtaste auf den Schalter „OK“ und bestätigen diesen mit der Leertaste. Nun zeigt Outlook anstelle dieser Gruppierungen „nur noch“ eine einfache Listen-Ansicht.

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