Immer mehr Tastaturen, insbesondere bei Notebooks werden immer kompakter, es wird an Tasten gespart. Eine einfache Möglichkeit, um einen Screenshot zu erstellen fällt damit weg. Für einen Screenshot des Bildschirminhalts in die Zwischenablage verwenden Sie die Drucktaste, doch was tun, wenn die Notebooktastatur keine solche Taste mehr hat. Word, aber auch Outlook, bieten im Menüband, als Teil der Registerkarte Einfügen, die Möglichkeit einen Screenshot an der Cursorposition einzufügen. Diese Option ist beispielweise sehr hilfreich, um eine Fehlersituation einzufangen. Aktivieren Sie das obere Menüband mit der Alt-Taste, Navigieren Sie nun nach rechts mit der Pfeiltaste auf die Registerkarte Einfügen, drücken Sie nun Pfeil runter, um in das untere Menüband zu wechseln. Von hier navigieren Sie mit der Tabtaste weiter, bis Sie den Schalter Screenshot finden, bestätigen Sie ihn mit der Eingabetaste. In der nun geöffneten Liste wählen Sie mit den Pfeiltasten das gewünschte Fenster aus und bestätigen Sie wieder mit der Eingabetaste

Im Büroalltag haben wir es häufig mit wiederkehrenden Phrasen zu tun. Tippen Sie diese jedes Mal neu, raubt es Ihnen Unmengen an Zeit und Nerven. Warum vereinfachen Sie sich die Arbeit nicht, indem Sie auf Textbausteine zurückgreifen? Als Beispiel nehmen wir eine Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen…“. Schreiben Sie den gewünschten Text, dieser kann beinahe beliebig lang und umfangreich sein. Markieren Sie den Abschnitt und drücken Sie anschließend die Tastenkombination ALT-Taste + F3. Nun öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Eingabefeld „Name“ ersetzen Sie den Inhalt durch Ihre gewünschte Kürzung. Für unser Beispiel ersetzen wir den Inhalt mit der Kürzung „mfg“ und bestätigen den Dialog mit der Eingabetaste. Fertig – damit haben wir unseren ersten Textbaustein. Wenn wir diesen das nächste Mal benötigen, schreiben wir künftig nur noch unsere Kurzform „mfg“ und lösen den Abruf des Textbausteins mit der Taste F3 aus.

Die Schnellnavigation ist ein mächtiges Werkzeug, um in einem stark strukturierten Worddokument schnell bestimmte Passagen aufzufinden. Sie kennen diese Funktion sicherlich in Verbindung mit dem virtuellen Cursor bei der Bedienung von Internetseiten im Browser Ihrer Wahl, die wenigsten wissen jedoch, dass man diese Funktionen auch innerhalb eines Worddokuments nutzen kann, sofern entsprechende Elemente im Dokument enthalten sind. Anders als bei der Bedienung von Internetseiten muss in Word diese Funktion zunächst eingeschaltet werden. Sowohl Ein- als auch Ausschalten geschieht über die Tastenkombination JAWS-Taste + Y. Welche Objekte können damit erreicht werden? Hier einige Beispiele: Textmarken (Word-Lesezeichen), Rechtschreibfehler, Überschriften, temporäre Lesezeichen und viele mehr. Eine vollständige Liste erhalten Sie beispielsweise über den Dialog JAWS Manager und darin über den Eintrag Schnellnavigationstasten. Den Dialog für die JAWS-Manager erhalten Sie über die Tastenkombination JAWS-Taste + F2, in der sich öffnenden Liste navigieren Sie mit den Pfeiltasten auf den Eintrag Schnellnavigationstasten, bestätigen Sie diesen mit Enter, so erhalten Sie eine Liste aller für Word verfügbaren Navigationsobjekte. In anderen Anwendungen entsprechend die, für die jeweilige Anwendung. Haben Sie die Schnellnavigation eingeschaltet, erreichen Sie Überschriften mit dem Buchstaben H wie Headline, Rechtschreibfehler mit dem Buchstaben M wie Mistake, Textmarken mit dem Buchstaben B und JAWS-Lesezeichen mit K. Sie navigieren in umgekehrter Reihenfolgen mit Umschalt + Buchstabe.

Wenn es zu Ihrem Arbeitsalltag gehört, Word Dokumente per Mail zu versenden, können Sie sich bequem die Schnellzugriffsleiste anpassen. Dadurch haben Sie einen schnellen Zugriff auf die Funktion zum Versenden des aktuellen Dokuments. Um die Schnellzugriffsleiste anzupassen, öffnen Sie das Menü mit der Alt-Taste. Sie stehen nun im oberen Menüband. Von hier navigieren Sie mit Pfeil nach oben in die Schnellzugriffsleiste. An dieser Stelle angekommen, suchen Sie mit Pfeil links oder rechts nach dem Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ und bestätigen diesen mit der Eingabetaste, es öffnet sich ein vertikales Menü, gehen Sie hier mit Pfeil runter auf den Eintrag „E-Mail“ und aktivieren diesen mit der Eingabetaste. Dieses Element ist nun Teil ihrer Schnellzugriffleiste. Sofern Sie noch keine weiteren Anpassungen vorgenommen haben, reiht sich der neue Schalter an der fünften Position ein, sodass Sie diesen mit der Tastenfolge Alt, 5 aktivieren können. Im nächsten Schritt öffnet sich eine neue Mail mit dem aktuellen Dokument in der Anlage.

Sollte es Ihnen gehen wie mir, dann erhalten Sie regelmäßig Word Dokumente, deren Darstellung, also die Anordnung der Seiten, nicht wie gewünscht ist. Wir wünschen uns im Grunde eine Ansicht, bei der alle Seiten untereinander aufgereiht sind. Manchmal arbeiten sehende Personen mit einer Ansicht, bei der die Seiten auch nebeneinander angeordnet sind. Diese Darstellung sorgt dafür, dass wir uns in solchen Dokumenten manchmal nur zwischen den ungeraden Seiten bewegen können, weil diese in der linken Fensterseite untereinander stehen. Abhilfe schafft hier die Option, eine Seite aus der Registerkarte Ansicht. Sie verwenden für diese Funktion die Tastenkombination ALT, F, 1. Damit anschließend das Dokument auch noch eine einigermaßen lesbare Größe hat, stellen wir noch den Seitenzoom auf die klassischen 100 %, dazu verwenden Sie die Tastenkombination Alt, F, 0.